Für die Gründung einer GmbH besteht die Pflicht zur notariellen Beurkundung. Diese wird klassischerweise vor Ort, beim Notar, errichtet. Seit August 2022 besteht allerdings die Möglichkeit anstelle des klassischen Präsenzverfahrens, die notarielle Beurkundung im Rahmen eines speziell dafür von der Bundesnotarkammer entwickelten und betriebenen Videokommunikationsverfahren online zu errichten (§§ 16a-16e, 40a BeurkG). Dies folgt aus der Umsetzung einer EU-Richtlinie, die unter anderem das Ziel verfolgt, die grenzüberschreitende Gründung von Gesellschaften mit digitalen Hilfsmitteln zu vereinfachen.
Anwendbarkeit
Das online notarielle Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahren ist auf bestimmte Vorgänge im Gesellschaftsrecht beschränkt. Davon umfasst ist insbesondere die notarielle Beurkundung der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt), die Eintragung ins Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister, sowie ein Gesellschafterbeschluss oder eine Satzungsänderung.
Es ist hingegen nicht bei der Gründung von anderen Gesellschaften anwendbar. Auch Rechtsgeschäfte außerhalb des Gesellschaftsrechts, wie z.B. der Kaufvertrag über ein Grundstück können nicht in Form des online Verfahrens notariell beurkundet werden.
Daneben muss der gewünschte Notar örtlich zuständig sein. Das ist nur dann der Fall, wenn sich der Amtssitz des Notars mit dem Sitz der Gesellschaft oder mit dem Wohnsitz eines Gesellschafters oder Geschäftsführers deckt. Diese Beschränkung betrifft allerdings nur das online Verfahren, bei einem Verfahren „vor Ort“ können Sie jeden Notar mit Amtssitz in Deutschland aufsuchen.
Voraussetzungen
Zur Durchführung des online Verfahrens müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein und insbesondere die richtigen Materialien vorliegen. Auf technischer Ebene benötigt jeder Beteiligte einen eigenen Computer, Tablet oder Laptop mit Webcam, Mikrofon und Lautsprechern. Daneben ein eigenes Smartphone mit NFC Schnittstelle (hat jedes aktuelle Smartphone) zur Lesung der eID und auf dem Smartphone sollte die Notar App (kostenlos) installiert sein. Zuletzt muss zur Gewährleistung eines reibungslosen und sicheren Ablaufs des Verfahrens ein stabiler Internetempfang bei allen Beteiligten bestehen.
Neben diesen technischen Voraussetzungen muss jeder Beteiligte einen gültigen Personalausweis mit eID Funktion besitzen. Dieser wird im Rahmen des mehrstufigen Authentifizierungsprozesses benötigt. Seit 2010 sind alle deutschen Personalausweise mit einer eID ausgestattet, wobei diese bis zum 30.6.2017 noch freigeschaltet werden musste. Die eID gestattet den Notaren über das online Verfahren der Bundesnotarkammer Ihre persönlichen Daten auszulesen. Allerdings ist dieser Vorgang nur möglich, wenn Sie dies mit Ihrem zum Ausweis zugehörigen Pin bestätigen. Den Pin erhält man bei Aushändigung des Ausweises. Falls Sie diesen nicht mehr besitzen, müssen Sie den bei dem zuständigen Meldeamt erneut beantragen.
Zusätzlich zur Auslesung der persönlichen Daten muss der Notar Sie identifizieren können, weswegen noch ein Passbild ausgelesen werden muss. Bei Personalausweisen ab Ende 2021 erfolgt dies zusammen mit der Auslesung der restlichen Daten. Ist Ihr Personalausweis älter, müssen Sie zusätzlich noch Ihren Reisepass parat halten.
Sollten Sie keinen deutschen Personalausweis besitzen ist dies nicht automatisch ein Hindernis. Das online Verfahren akzeptiert auch elektronische Aufenthaltstitel, eine eID-Karte, Unionsbürgerkarte sowie zahlreiche eID fähigen Ausweisdokumente von verschiedenen EU und EWR Staaten mit entsprechendem Schutzniveau.
Ablauf
Liegen alle aufgezählten Voraussetzungen vor können sich alle Beteiligten auf der Plattform der Bundesnotarkammer registrieren. Um den gleichen Schutz der Daten wie bei einem Termin „vor Ort“ zu gewährleisten, darf das Verfahren nur über das offizielle Portal der Bundesnotarkammer durchgeführt werden. Nach erfolgter Registrierung können die Beteiligten den gewünschten Notar über die Plattform kontaktieren oder alternativ kann auch der Notar an die Beteiligten einen Einladungs-Link per Mail verschicken. Das weitere Verfahren gleicht dann dem „klassischen“ Präsenzverfahren.
Genaueres zum Ablauf, sowie alle weiteren Informationen finden Sie auch nochmal zum Nachlesen auf der Plattform der Bundesnotarkammer:
